Menghitung Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit agar Pelayanan Lebih Tepat Sasaran

Di rumah sakit, jumlah tenaga bukan sekadar persoalan berapa banyak orang yang bekerja dalam satu unit. Yang tidak kalah penting adalah apakah jumlah tenaga tersebut sudah sesuai dengan beban kerja yang harus diselesaikan setiap hari.

Ketika jumlah tenaga tidak sebanding dengan beban kerja, berbagai persoalan dapat muncul. Tenaga kesehatan dapat mengalami beban kerja yang berlebihan, sementara pada unit lain justru dapat terjadi ketidakseimbangan distribusi tenaga. Kondisi tersebut pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap efektivitas kerja, keselamatan pasien, hingga kualitas pelayanan rumah sakit.

Persoalan inilah yang menjadi perhatian tim pengabdian masyarakat Universitas Indonesia Maju (UIMA) melalui Workshop Perhitungan Kebutuhan Ketenagaan di Rumah Sakit yang dilaksanakan bersama kepala unit dan tenaga perencana sumber daya manusia di RSUD Jagakarsa, Jakarta Selatan.

Workshop ini tidak hanya membahas berapa banyak tenaga yang dibutuhkan sebuah unit, tetapi juga mengajak peserta melihat kebutuhan tenaga berdasarkan pekerjaan yang benar-benar dilakukan di lapangan.

Dari Sekadar Menghitung Jumlah Menjadi Mengukur Beban Kerja

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam workshop adalah Workload Indicator Staff Need (WISN). Metode ini telah ditetapkan pemerintah melalui Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 33 Tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan.

Berbeda dengan perhitungan berdasarkan rasio populasi, WISN menggunakan beban kerja nyata sebagai dasar untuk menghitung kebutuhan tenaga. Perhitungannya mempertimbangkan waktu kerja tersedia, standar beban kerja, kegiatan penunjang, serta standar kelonggaran.

Dengan pendekatan tersebut, kebutuhan tenaga dapat dilihat secara lebih kontekstual. Hasil perhitungan tidak berhenti pada angka, tetapi dapat menjadi bahan bagi manajemen ketika perlu melakukan evaluasi tugas, menentukan kebutuhan tenaga, atau mempertimbangkan redistribusi staf antarunit.

Namun, menerapkan WISN tidak cukup hanya dengan memahami rumus. Peserta juga perlu mampu mengenali kegiatan pokok di unit masing-masing, menentukan waktu kerja yang tersedia, hingga menetapkan standar kelonggaran secara tepat.

Karena itu, workshop dirancang bukan sebagai pembelajaran satu arah.

Peserta Tidak Hanya Mendengar, tetapi Langsung Berlatih

Kepala unit dan tenaga perencana SDM RSUD Jagakarsa diajak memahami konsep perencanaan kebutuhan SDM melalui pemaparan materi, kemudian dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab. Pada tahap berikutnya, peserta masuk ke sesi simulasi dan praktik langsung menggunakan data dari unit kerja masing-masing.

Pendekatan ini membuat peserta dapat melihat hubungan antara teori dan kondisi yang mereka hadapi sehari-hari.

Mulai dari mengidentifikasi kegiatan pokok, menghitung waktu kerja tersedia, hingga menentukan standar kelonggaran, setiap tahapan dipraktikkan secara langsung. Dengan demikian, peserta tidak hanya mengetahui konsep WISN, tetapi juga memperoleh pengalaman untuk menggunakannya dalam proses perencanaan ketenagaan.

Pelaksanaan pengabdian masyarakat diawali dengan koordinasi bersama manajemen rumah sakit dan survei kebutuhan mitra. Setelah workshop berlangsung, pemahaman peserta dievaluasi melalui pre-test dan post-test. Tim kemudian melakukan monitoring sekitar satu bulan setelah pelaksanaan untuk melihat sejauh mana hasil workshop mulai diterapkan di unit kerja.

Mulai Digunakan dalam Perencanaan Ketenagaan

Hasil evaluasi menunjukkan adanya peningkatan pengetahuan peserta mengenai konsep dasar perencanaan kebutuhan SDM kesehatan dan prinsip metode WISN setelah mengikuti workshop.

Pada sesi praktik, peserta juga telah mampu melakukan beberapa tahapan penting dalam perhitungan, mulai dari identifikasi kegiatan pokok, perhitungan waktu kerja tersedia, hingga penetapan standar kelonggaran pada unit masing-masing. Capaian tersebut sejalan dengan pengalaman pelatihan serupa yang pernah dilakukan di RS PKU Muhammadiyah Temanggung.

Menariknya, manfaat workshop tidak berhenti ketika sesi pelatihan selesai. Hasil monitoring sekitar satu bulan setelah pelaksanaan menunjukkan bahwa sebagian unit kerja peserta mulai menggunakan hasil perhitungan WISN dalam proses perencanaan ketenagaan.

Meski demikian, penerapannya belum sepenuhnya berjalan seragam. Beberapa unit masih menghadapi kendala, terutama berkaitan dengan kelengkapan data beban kerja yang diperlukan untuk melakukan perhitungan.

Hasil perhitungan WISN juga menunjukkan adanya variasi antarunit. Sebagian unit berada pada kondisi yang relatif mendekati keseimbangan antara jumlah tenaga dan beban kerja. Sementara itu, pada unit lainnya terlihat adanya tekanan beban kerja yang perlu menjadi perhatian dan ditindaklanjuti oleh manajemen rumah sakit.

Temuan tersebut justru menjadi bagian penting dari proses perencanaan. Sebab, angka yang dihasilkan dari WISN dapat membantu rumah sakit melihat kondisi ketenagaan secara lebih nyata berdasarkan aktivitas pelayanan yang berlangsung di masing-masing unit.

Perencanaan Ketenagaan Tidak Bisa Berhenti pada Satu Pelatihan

Perubahan jumlah pasien, jenis pelayanan, pola kerja, maupun aktivitas di setiap unit dapat membuat kebutuhan tenaga ikut berubah. Karena itu, penerapan WISN perlu dilakukan secara berkala agar perencanaan ketenagaan tidak hanya menggambarkan kondisi pada satu waktu tertentu.

Tim pengabdian masyarakat UIMA merekomendasikan agar metode WISN dapat diterapkan secara berkala di seluruh unit kerja RSUD Jagakarsa. Selain itu, diperlukan tim internal yang secara khusus dapat mengawal proses perencanaan ketenagaan di tingkat rumah sakit.

Pendampingan lanjutan juga penting, terutama bagi unit yang masih mengalami kendala dalam pengumpulan maupun pengolahan data beban kerja. Hasil perhitungan selanjutnya dapat didiseminasikan kepada manajemen sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan alokasi dan redistribusi tenaga.

Pada akhirnya, menghitung kebutuhan tenaga bukan hanya tentang mencari angka yang ideal. Lebih dari itu, perhitungan tersebut menjadi bagian dari upaya memastikan tenaga yang tersedia dapat ditempatkan dan dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan pelayanan.

Melalui penguatan kemampuan kepala unit dan perencana SDM dalam menggunakan metode berbasis beban kerja, RSUD Jagakarsa diharapkan dapat membangun perencanaan ketenagaan yang lebih rasional, efisien, dan berkelanjutan. Ketika kebutuhan tenaga direncanakan dengan lebih tepat, pelayanan kepada masyarakat pun memiliki landasan yang lebih kuat untuk terus ditingkatkan.